Vermutlich jeder hat es schon einmal erlebt: Ein Antrag wurde gestellt oder eine Erklärung wurde abgegeben. Doch die Antwort des Amts oder der Behörde fällt anders aus als gedacht oder erhofft. Im ersten Moment ist das zwar ärgerlich – aber noch ist das letzte Wort nicht gesprochen. Denn wenn der Betroffene mit einer Entscheidung, die ein Amt, eine Behörde oder eine andere Einrichtung getroffen hat, nicht einverstanden ist, muss er sie nicht zähneknirschend akzeptieren. Stattdessen kann er in den meisten Fällen Widerspruch einlegen. Damit der Widerspruch wirksam werden kann, müssen allerdings ein paar Kleinigkeiten beachtet werden.
►Allgemeines Muster für einen Widerspruch
Für einen wirksamen Widerspruch reicht eine eindeutige Widerspruchserklärung aus. Es genügt also, wenn der Betroffene angibt, dass er Widerspruch einlegt. Damit der Widerspruch eindeutig zugeordnet werden kann, sollte der Betroffene aber immer seinen vollständigen Namen samt Anschrift, die genaue Bezeichnung des Bescheids mit Datum und das Akten- oder Geschäftszeichen angeben. Das Wort Widerspruch muss nicht unbedingt in dem Schreiben auftauchen. Selbst wenn der Betroffene Begriffe wie Einspruch, Beschwerde oder Reklamation verwendet, entsteht ihm daraus kein Nachteil. Hierbei handelt es sich genaugenommen zwar um andere Instrumente, aber der Empfänger wird das Schreiben als Widerspruch annehmen. Letztlich kommt es nämlich nur darauf an, dass klar wird, welcher Entscheidung der Betroffene widerspricht. Auch eine Begründung ist nicht zwangsläufig erforderlich. In den meisten Fällen macht es zwar durchaus Sinn, aufzuzeigen, warum der Betroffene die Entscheidung für falsch hält. Rein für die Wirksamkeit des Widerspruchs ist eine Begründung aber keine Voraussetzung. Ein Widerspruchsschreiben erfüllt somit seinen Zweck, wenn es so aussieht:
Absender
Name
Empfänger
Name
Ort, Datum
Widerspruch gegen den Bescheid vom ________in der Sache ________, Aktenzeichen ________
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit lege ich Widerspruch gegen den oben genannten Bescheid ein.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
Die Formvorgaben und Fristen beim Widerspruch
Ämter, Behörden und andere Stellen teilen ihre Entscheidungen normalerweise schriftlich mit. Stammt das Schreiben von einer Stelle, die für Verwaltungsaufgaben zuständig ist, dann handelt es sich bei dem Schreiben um einen sogenannten Bescheid. In einem Bescheid steht zum einen die eigentliche Entscheidung. Zum anderen ist darin erklärt und begründet, warum so entschieden wurde. Ganz am Ende findet sich außerdem der Hinweis, wie der Betroffene gegen die Entscheidung vorgehen kann. Bei einem Bescheid heißt dieser Hinweis Rechtsbehelfsbelehrung. In der Rechtsbehelfsbelehrung findet der Betroffene alle Informationen, die er für seinen Widerspruch braucht. Konkret informiert ihn die Rechtsbehelfsbelehrung über vier Punkte:
1.) Der zulässige Rechtsbehelf: Die Rechtsbehelfsbelehrung beginnt damit, dass sie den Widerspruch als zulässiges Mittel benennt. Der Betroffene weiß dadurch, dass er überhaupt Widerspruch einlegen kann, um gegen die Entscheidung vorzugehen. Ist kein Widerspruch möglich, ist an dieser Stelle der zulässige Rechtsbehelf genannt. Dies kann dann entweder ein Einspruch oder eine Klage sein. 2.) Die Formvorgaben: Als nächstes steht in der Rechtsbehelfsbelehrung, in welcher Form Widerspruch eingelegt werden muss. Meistens stehen dabei zwei Möglichkeiten zur Auswahl. Die erste Möglichkeit ist, den Widerspruch zur Niederschrift zu erklären. Das bedeutet, dass der Betroffene die Stelle persönlich aufsucht und seinen Widerspruch dort zu Protokoll gibt. Ein Mitarbeiter schreibt den Widerspruch dann auf. Daneben kann der Betroffene seinen Widerspruch schriftlich erklären. Hierfür setzt er ein formloses Schreiben auf. Ein formloses Schreiben ist nichts anderes als ein ganz normaler Brief. 3.) Die Frist: In der Rechtsbehelfsbelehrung steht auch, innerhalb welcher Frist der Widerspruch eingelegt werden muss. Meistens beträgt die Frist einen Monat. Es gibt aber auch Bescheide, bei denen der Betroffene nur zwei Wochen Zeit hat, um seinen Widerspruch zu erklären. 4.) Die Anschrift: Zum Schluss nennt die Rechtsbehelfsbelehrung noch die Adresse, bei der der Widerspruch eingereicht werden muss. Wichtig ist, den Widerspruch tatsächlich an diese Stelle zu richten. Denn die Stelle, die den Bescheid erlassen hat, muss nicht automatisch dafür zuständig sein, auch Widersprüche zu bearbeiten.Enthält das Schreiben keine Rechtsbehelfsbelehrung, ist der Absender des Schreibens der richtige Ansprechpartner für den Widerspruch. Die Widerspruchsfrist verlängert sich in diesem Fall auf ein Jahr. Trotzdem ist der Betroffene gut beraten, wenn er seinen Widerspruch möglichst zeitnah einlegt.
Generator für ein Widerspruchsschreiben mit Bitte um Bestätigung
Hinweis: Sie können auch eine Mehrfachauswahl vornehmen. Beachten Sie, dass dann nach dem „Punkt“ ein „Komma“ eingefügt wird. In der Word Datei können Sie einfach das „Komma“ nach dem „Punkt“ entfernen.
Die Gründe und Nachweise für den Widerspruch
Ein Widerspruch muss grundsätzlich nicht begründet werden. Allerdings ist es meist nicht sehr sinnvoll, auf eine Begründung zu verzichten. Ein Widerspruch bewirkt nämlich, dass die Entscheidung noch einmal überprüft werden muss. Wenn der Betroffene nicht erklärt, warum er die Entscheidung für falsch hält, können seine Einwände bei der Überprüfung nicht berücksichtigt werden. Und wenn der Betroffene keine neuen Aspekte nennt, wird nach Aktenlage entschieden. Da sich an den vorhandenen Informationen aber nichts geändert hat, wird das Amt in den meisten Fällen wieder zum gleichen Ergebnis kommen. Deshalb sollte der Betroffene begründen, warum er der Entscheidung widerspricht. Dafür kann er in seiner Begründung
- die Sachlage aus seiner Sicht wiedergeben,
- auf Aspekte eingehen, die bei der Entscheidung nicht oder nicht ausreichend berücksichtigt wurden,
- fehlerhafte Auslegungen richtigstellen,
- die eigenen Angaben ausführlicher erklären oder
- neue Sachverhalte benennen.
Wichtig ist aber, dass der Betroffene sachlich bleibt und nachvollziehbare Fakten nennt. Um seine Aussagen zu untermauern, sollte er deshalb nach Möglichkeit immer entsprechende Nachweise vorlegen. Bei diesen Nachweisen kann es sich beispielsweise um Kontoauszüge, Quittungen, Gutachten, andere Bescheide, Fotos oder Namen von Zeugen handeln. Die Begründung muss allerdings nicht schon im Widerspruchsschreiben stehen. Braucht der Betroffene etwas mehr Zeit, um plausible Argumente zusammenzutragen, kann er zunächst nur Widerspruch einlegen. So wahrt er die Frist. Die Begründung kann er dann in einem zweiten Brief nachreichen.
Der Widerspruchsbeweis
In der Rechtsbehelfsbelehrung steht, in welcher Form der Widerspruch eingereicht werden kann. Das Widerspruchsschreiben persönlich abzugeben oder per Post zu schicken, ist immer möglich. Daneben wird manchmal auch ein Widerspruch per Fax und E-Mail akzeptiert. Bei der Wahl des Versandswegs sollte der Betroffene aber immer im Hinterkopf behalten, dass er im Zweifel beweisen muss, dass der Widerspruch fristgerecht beim Empfänger eingegangen ist. Behauptet der Empfänger, dass er keinen Widerspruch bekommen hat oder dass der Widerspruch nach Ablauf der Frist zugestellt wurde, muss also der Absender den Gegenbeweis erbringen. Deshalb ist es ratsam, sich für einen belegbaren Versandweg zu entscheiden. Und hierfür gibt es folgende Möglichkeiten:
- Persönlich abgeben: Die sicherste Variante ist, das Schreiben persönlich abzugeben. Lässt sich der Betroffene die Abgabe mit Stempel, Unterschrift und Datum quittieren, kann er belegen, dass der Widerspruch beim Empfänger eingegangen ist. Gleichzeitig hat er den Nachweis dafür, wann der Empfänger das Schreiben bekommen hat.
- Einschreiben: Den Widerspruch als Einschreiben zu verschicken, ist ebenfalls eine sichere Methode. Anders als bei einem normalen Brief hat der Betroffene nämlich einen Nachweis dafür, dass und wann sein Schreiben zugestellt wurde. Dabei gibt es das Einschreiben in verschiedenen Varianten. Bei einem Einwurfeinschreiben wird lediglich das Datum der Zustellung vermerkt. Bei einem Einschreiben mit Rückschein muss der Empfänger auf einer Postkarte unterschreiben und so bestätigen, dass er den Brief entgegengenommen hat. Die Postkarte wird dem Absender dann als Nachweis zugeschickt. Theoretisch könnte der Empfänger zwar behaupten, dass er ein Schreiben bekommen hat, dies aber kein Widerspruchsschreiben war. Durch das Einschreiben wird nämlich lediglich die Zustellung bestätigt, der Inhalt des Schreibens jedoch nicht. In der Praxis kommt dies aber kaum vor.
- Fax mit Sendebericht: Verschickt der Betroffene seinen Widerspruch per Fax, druckt das Gerät einen Sendebericht aus. In dem Bericht steht, an welchem Tag und um wie viel Uhr das Fax an welche Faxnummer geschickt wurde. Außerdem wird der erfolgreiche Versand bestätigt. Ein solcher Sendebericht ist ebenfalls ein Nachweis dafür, dass der Widerspruch verschickt wurde. Etwas problematisch ist aber, dass der Betroffene nicht wissen kann, ob das Fax auch wirklich angekommen ist. Ein Papierstau oder eine andere Fehlfunktion könnte nämlich dazu führen, dass der Empfänger das Fax nicht lesen kann.
- E-Mail: Der Versand per E-Mail ist letztlich mit dem herkömmlichen Briefversand vergleichbar. Das heißt: Die Wahrscheinlichkeit, dass der Widerspruch beim Empfänger ankommt, ist sehr groß. Einen Beweis dafür hat der Betroffene aber nicht. Dennoch gibt es eine Methode, wie der Betroffene belegen kann, dass die E-Mail den Empfänger höchstwahrscheinlich erreicht hat. Dazu sollte der Betroffene seine eigene E-Mail-Adresse in die CC-Zeile setzen. Auf diese Weise wird die E-Mail an den Empfänger und als Kopie gleichzeitig auch an den Betroffenen verschickt. Alternativ kann der Betroffene die E-Mail an sich selbst schicken und die E-Mail-Adresse des Empfängers in die BCC-Zeile setzen. Kommt die E-Mail beim Betroffenen an, ist sie aller Voraussicht nach auch beim eigentlichen Empfänger angekommen. Als Nachweis sollte der Betroffene die E-Mail, die ihn selbst erreicht hat, ausdrucken.
Ist ein Widerspruch eingegangen, erhält der Betroffene oft unaufgefordert ein Schreiben vom Amt oder der Behörde, dass der Widerspruch vorliegt und bearbeitet wird. Um ganz sicherzugehen, kann der Betroffene in seinem Widerspruchsschreiben aber auch darauf hinweisen, dass er gerne eine Eingangsbestätigung hätte.
