Für seine geleistete Arbeit möchte ein Arbeitnehmer natürlich auch wie vereinbart entlohnt werden. Wie viel Geld der Arbeitgeber für den jeweiligen Monat aufs Konto überwiesen hat, steht auf der Lohnabrechnung. Dort sind zudem weitere Daten angegeben, beispielsweise die Anzahl der verbliebenen Urlaubstage. Doch was ist, wenn die Lohnabrechnung falsch ist? Dann sollte der Arbeitnehmer die fehlerhafte Lohnabrechnung reklamieren!
►Muster: Widerspruch gegen die Lohnabrechnung
Arbeitnehmer
Anschrift
Arbeitgeber
– Buchhaltung –
Anschrift
Ort, Datum
Lohnabrechnung für den Monat _________ 20___
Personalnummer: ____________________________
Sehr geehrte Damen und Herren,
auf der oben genannten Lohnabrechnung ist mein Urlaubsanspruch für dieses Jahr mit _____ Tagen ausgewiesen. Tatsächlich müssten dort aber _____ Urlaubstage stehen. Denn ich habe im ___[Monat]___ _____ Tage Urlaub gehabt, die so auch auf der Entgeltabrechnung abgerechnet wurden. Von meinem Urlaubskonto wurden aber _____ Tage abgezogen.
Ich bitte deshalb darum, den Sachverhalt zu prüfen und die Lohnabrechnung entsprechend zu korrigieren. Vielen Dank!
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
Generator: Widerspruch gegen eine Lohnabrechnung
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Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Lohnabrechnung?
Die Lohnabrechnung wird auch Gehaltsabrechnung, Monatsabrechnung, Entgeltabrechnung oder Einkommensnachweis genannt. Als Dokument in Textform informiert sie darüber, wie sich das Arbeitsentgelt für den jeweiligen Abrechnungszeitraum zusammensetzt. Dabei wird der Lohn oder das Gehalt ausgewiesen und um Angaben zur Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen und anderen Vergütungen, Abzügen, Abschlagszahlungen und Vorschüssen ergänzt. Daneben finden sich auf der Abrechnung weitere Daten, beispielsweise die Personalnummer, die Steuerklasse und die Anzahl der vorhandenen Urlaubstage.
Gemäß § 108 der Gewerbeordnung muss der Arbeitgeber eine Lohnabrechnung erstellen. Denn durch die Abrechnung soll der Arbeitnehmer nachvollziehen und überprüfen können, wie die Höhe des ausgezahlten Arbeitsentgelts zustande kommt. Es gibt allerdings zwei Fälle, in denen der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet ist, eine Lohnabrechnung anzufertigen. So entfällt die Pflicht,
- wenn keine Zahlung erfolgt, der Arbeitnehmer also kein Arbeitsentgelt bekommt, und
- wenn das Entgelt in jedem Abrechnungszeitraum identisch ist. Ändern sich die Daten nicht, reicht es aus, wenn nur eine Abrechnung für
den ersten Abrechnungszeitraum erstellt wird.
In aller Regel wird das Arbeitsentgelt monatlich berechnet und ausbezahlt. Und die Beträge sind eher selten absolut identisch. Aus diesem Grund werden die meisten Arbeitnehmer Anspruch darauf haben, dass sie jeden Monat eine Lohnabrechnung bekommen.
Wichtig zu wissen ist aber, dass die Lohnabrechnung zu den Arbeitspapieren gehört und folglich eine Holschuld besteht. Das bedeutet: Der Arbeitnehmer hat nur einen Anspruch darauf, dass sein Arbeitgeber die Lohnabrechnung erstellt und herausgibt. Der Arbeitnehmer kann aber im Normalfall nicht verlangen, dass ihm sein Arbeitgeber die Abrechnung zuschickt. Stattdessen muss sich der Arbeitnehmer seine Abrechnung beim Arbeitgeber selbst abholen.
Was ist, wenn die Lohnabrechnung falsch ist?
Der Arbeitgeber muss die Lohnabrechnung zu dem Zeitpunkt erstellen und dem Arbeitnehmer aushändigen, an dem der Arbeitslohn fällig ist. Nur so kann der Arbeitnehmer nämlich prüfen, ob sein Lohn richtig berechnet wurde. Haben der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer einen festen Betrag als Arbeitsentgelt vereinbart, muss dann eine neue Lohnabrechnung erstellt werden, wenn sich etwas an den bisherigen Daten ändert. Dass die Daten und die Berechnungen in der Lohnabrechnung korrekt sein müssen, versteht sich von selbst. Nun kann es aber durchaus passieren, dass sich irgendwo ein Fehler einschleicht. Meist handelt es sich dabei zwar nicht um eine böse Absicht des Arbeitgebers, sondern tatsächlich nur um ein Versehen. Schließlich kann jedem einmal ein Fehler unterlaufen. Trotzdem sollte der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber dazu auffordern, die Abrechnung zu prüfen und richtigzustellen. Diese Aufforderung wiederum sollte der Arbeitnehmer schriftlich formulieren. Sollte es später nämlich zu Unstimmigkeiten kommen, kann der Arbeitnehmer so belegen, dass er der fehlerhaften Lohnabrechnung widersprochen hatte. Ob der Arbeitgeber die Abrechnung selbst erstellt oder einen Dritten, beispielsweise einen Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro, damit beauftragt, spielt keine Rolle. Ansprechpartner für den Arbeitnehmer ist sein Arbeitgeber und der Arbeitgeber wiederum ist derjenige, der für eine ordnungsgemäße und korrekte Lohnabrechnung zu sorgen hat.
Wie sollte der Arbeitnehmer einer fehlerhaften Lohnabrechnung widersprechen?
Hält der Arbeitnehmer seine Lohnabrechnung für falsch, sollte er dies seinem Arbeitgeber schriftlich mitteilen. Hierfür genügt ein kurzes, einfaches Schreiben aber völlig. In diesem Schreiben sollte der Arbeitnehmer angeben,
- auf welche Lohnabrechnung sich sein Widerspruch bezieht und
- was daran falsch ist.
Berechnungen muss der Arbeitnehmer nicht unbedingt selbst durchführen. Wurden in der Abrechnung beispielsweise Überstunden vergessen, Zuschläge nicht berücksichtigt oder fehlen Urlaubstage, reicht es aus, wenn der Arbeitnehmer darauf hinweist. Er muss seinem Arbeitgeber nicht zwangsläufig einen konkreten Differenzbetrag nennen. Ratsam ist aber, dem Arbeitgeber eine Frist zu setzen, innerhalb der der Arbeitgeber die Lohnabrechnung prüfen und berichtigen soll. Als angemessene Frist gelten 14 Tage. Reagiert der Arbeitgeber in dieser Zeit nicht auf die Einwände, kann der Arbeitnehmer weitere Schritte einleiten. Übrigens kann der Arbeitnehmer nicht nur einer fehlerhaften Lohnabrechnung widersprechen, sondern auch reklamieren, wenn er gar keine Lohnabrechnung bekommen hat.
Muss der Arbeitnehmer Fristen beachten?
War die Lohnabrechnung fehlerhaft und hat der Arbeitnehmer infolgedessen zu wenig Geld bekommen, hat er grundsätzlich drei Jahre lang Zeit, um seine Ansprüche geltend zu machen. Seine Forderung gegenüber dem Arbeitgeber unterliegt nämlich der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren. Diese Verjährungsfrist ist in der Praxis aber meist weniger das Problem. Schließlich wird wohl kaum ein Arbeitnehmer drei Jahre lang abwarten, wenn er keine oder eine falsche Lohnabrechnung bekommen oder zu wenig Geld erhalten hat.
In der Praxis können vielmehr die sogenannten Ausschlussfristen zum Stolperstein werden. In sehr vielen Arbeitsverträgen sind Ausschlussklauseln enthalten. Unterliegt das Arbeitverhältnis einem Tarifvertrag, kann auch der Tarifvertrag Ausschlussklauseln umfassen. Außerdem können sich mögliche Ausschlussfristen aus einer Betriebsvereinbarung ergeben. Die Ausschlussklauseln führen dazu, dass der Arbeitnehmer seine Ansprüche nur eine bestimmte Zeit lang geltend machen kann. Danach sind die Ansprüche erloschen. Viele Klauseln sehen außerdem sogenannte doppelte Ausschlussfristen vor. Das bedeutet: Der Arbeitnehmer muss seine Anspruche innerhalb der vereinbarten Frist geltend machen. Weist der Arbeitgeber die Ansprüche zurück, reagiert er gar nicht oder kann keine Einigung erzielt werden, muss der Arbeitnehmer seine Ansprüche im nächsten Schritt gerichtlich geltend machen. Auch dies muss wieder innerhalb einer bestimmten Frist erfolgen. Verpasst der Arbeitnehmer eine der beiden Ausschlussfristen, kann er seine Ansprüche nicht mehr durchsetzen. Wie lang der Arbeitnehmer Zeit hat, um seine Ansprüche anzumelden, steht in der entsprechenden Klausel im Arbeits- oder Tarifvertrag. Meistens bewegen sich die Ausschlussfristen aber in einem Bereich zwischen einem und sechs Monaten. Dabei beginnt die Frist, wenn der Arbeitnehmer die fehlerhafte Lohnabrechnung erhalten kann. Hat er keine Lohnabrechnung bekommen, beginnt die Ausschlussfrist, wenn die Auszahlung des Arbeitsentgelts erfolgt ist und damit auch die Übergabe der Lohnabrechnung fällig gewesen wäre.
Was ist, wenn der Arbeitgeber nicht auf den Widerspruch reagiert?
Legt der Arbeitnehmer schriftlich gegen eine fehlerhafte oder fehlende Lohnabrechnung Widerspruch ein, stellt er sicher, dass er die Ausschlussfrist nicht versäumt. Setzt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber in seinem Widerspruchsschreiben außerdem noch eine Frist, bis wann die Lohnabrechnung korrigiert und eine eventuelle Nachzahlung erfolgt sein soll, gerät der Arbeitgeber nach Ablauf dieser Frist in Verzug. Der Arbeitnehmer kann dadurch Schäden, die ihm entstanden sind, von seinem Arbeitgeber einfordern. Bei diesen Schäden kann es sich beispielsweise um Zinsen für den Dispokredit oder um Mahnkosten für offene Rechnungen handeln, die erhoben wurden, weil der Arbeitgeber zu wenig Geld überwiesen hatte. Verzugszinsen kann der Arbeitnehmer ebenfalls geltend machen.
In den meisten Fällen wird sich der Sachverhalt aber aufklären lassen. Hat der Arbeitgeber den Widerspruch erhalten, wird er die Lohnabrechnung überprüfen. Ist sie tatsächlich fehlerhaft, wird er sie korrigieren und eine eventuelle Nachzahlung leisten. Liegt kein Fehler vor, wird er dem Arbeitnehmer erklären, wie der Auszahlbetrag zustande kommt. Damit ist die Sache vom Tisch. Und das Verhältnis zwischen dem Arbeitnehmer und seinem Arbeitgeber wird nicht unnötig belastet. Lässt der Arbeitgeber die Frist hingegen ohne Reaktion verstreichen, vertröstet er den Arbeitnehmer immer wieder oder weist er den Widerspruch zurück, muss der Arbeitnehmer weitere Schritte einleiten. Andernfalls riskiert er, dass die Ausschlussfrist abläuft und die Ansprüche damit nichtig sind. Weigert sich der Arbeitgeber, eine Lohnabrechnung zu erstellen, muss der Arbeitnehmer vor dem Arbeitsgericht auf Erteilung und Herausgabe der Lohnabrechnung klagen. Will der Arbeitnehmer seine Entgeltforderung durchsetzen, kann er entweder einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen oder direkt Klage erheben.
